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Casos de uso

El mismo trabajo repetitivo aparece en todos los sectores. Aquí es donde lo asumen los agentes.

Cada sector tiene sus sistemas, sus normas y su papeleo, pero el trabajo que se acumula se parece: documentos tecleados a mano, gente persiguiendo a otra gente para obtener respuestas, casos esperando en una cola. A continuación, los procesos que miramos primero en cada sector y, para cada uno, cómo lo resuelve un agente, ordenado con nuestro método.

Trabajamos para empresas de España, Italia, el Reino Unido y Estados Unidos, en español, inglés e italiano.

Cada paso acaba en uno de estos cuatro grupos, revisados en este orden:

  1. Eliminar
  2. Código simple
  3. Un agente
  4. Una persona

Industria

La producción funciona sobre el ERP, pero los pedidos de clientes, las confirmaciones de proveedores y los registros de calidad siguen llegando en correos, PDF y hojas de cálculo que alguien tiene que teclear.

Dónde ayudan los agentes

  • Entrada de pedidos de clientes

    Un agente lee los pedidos que llegan por correo, comprueba precios y plazos en el ERP y crea el pedido de venta. Los que no cuadran pasan a una persona con la diferencia señalada.

  • Confirmaciones y retrasos de proveedores

    Los agentes leen cada confirmación de pedido, comparan fechas y cantidades con lo pedido y señalan las que ponen en riesgo el plan de producción.

  • Calidad y no conformidades

    Un agente convierte las notas de inspección y las reclamaciones de clientes en informes de no conformidad estructurados, adjunta las pruebas y los envía al responsable de calidad.

  • Facturas de proveedores

    Las facturas que llegan en papel, en PDF o por redes de facturación electrónica, como el SDI italiano, se cruzan con el pedido y el albarán. Solo las excepciones llegan a cuentas a pagar.

Cómo lo hace el agente

Entrada de pedidos de clientes

  1. Leer el pedido en PDF y extraer artículos, cantidades y fechas Un agente
  2. Comprobar precios, stock y plazos en el ERP Código simple
  3. Pedir a un compañero que revise el pedido a ojo Eliminar
  4. Aceptar una fecha de entrega que la planta solo cumple con horas extra Una persona
Cómo lo hace el agente

Confirmaciones y retrasos de proveedores

  1. Leer cada confirmación y compararla con el pedido de compra Un agente
  2. Actualizar las fechas previstas en el ERP Código simple
  3. Llevar una hoja de cálculo aparte con los proveedores que se retrasan Eliminar
  4. Decidir si mover la producción o buscar otro proveedor Una persona
Cómo lo hace el agente

Calidad y no conformidades

  1. Convertir las notas de inspección y las quejas en un informe estructurado Un agente
  2. Sacar de tus sistemas los registros del lote y de las pruebas Código simple
  3. Volver a teclear el informe en el sistema de calidad Eliminar
  4. Decidir la causa raíz y la acción correctiva Una persona
Cómo lo hace el agente

Facturas de proveedores

  1. Leer la factura, llegue en papel, en PDF o por SDI Un agente
  2. Cuadrarla con el pedido y el albarán de entrada Código simple
  3. Imprimir la factura para recoger firmas de aprobación Eliminar
  4. Aprobar las facturas que no cuadran Una persona

Ejemplo ilustrativo del método, no un proyecto con un cliente.

Distribución y logística

Los márgenes son estrechos y los volúmenes altos, así que cada incidencia de envío, factura de transporte o consulta de cliente gestionada a mano se come el día.

Dónde ayudan los agentes

  • Incidencias de envío

    Los agentes siguen las actualizaciones de los transportistas, detectan los envíos que llegarán tarde, proponen cómo recuperarlos y avisan a atención al cliente antes de que llame el cliente.

  • Revisión de facturas de transporte

    Código simple comprueba cada factura del transportista con las tarifas pactadas. Cuando un cargo no coincide, un agente averigua por qué y prepara la reclamación.

  • Reclamaciones de entregas

    Para un paquete dañado o perdido, un agente reúne el albarán de entrega, las fotos y los mensajes del transportista, y redacta la reclamación.

  • Documentación aduanera

    En los envíos internacionales, como entre el Reino Unido y la UE, un agente prepara la factura comercial y propone los códigos arancelarios. Una persona da el visto bueno.

Cómo lo hace el agente

Incidencias de envío

  1. Consultar el estado del seguimiento en cada transportista Código simple
  2. Leer el mensaje del transportista y averiguar la causa Un agente
  3. Redactar el mensaje al cliente con la nueva fecha Un agente
  4. Aprobar el pago de un envío urgente Una persona
Cómo lo hace el agente

Revisión de facturas de transporte

  1. Comprobar cada cargo con las tarifas pactadas Código simple
  2. Averiguar por qué un cargo no coincide Un agente
  3. Redactar la reclamación con las pruebas adjuntas Un agente
  4. Decidir qué reclamaciones merece la pena presentar Una persona
Cómo lo hace el agente

Reclamaciones de entregas

  1. Reunir el albarán, las fotos y los mensajes del transportista Un agente
  2. Copiar los mismos datos en una hoja de cálculo de reclamaciones Eliminar
  3. Redactar la reclamación y enviarla al transportista Un agente
  4. Aceptar o rechazar la oferta del transportista Una persona
Cómo lo hace el agente

Documentación aduanera

  1. Sacar del ERP las líneas del pedido y los pesos Código simple
  2. Preparar la factura comercial y proponer los códigos arancelarios Un agente
  3. Enviar el borrador por email para que todos opinen Eliminar
  4. Firmar la declaración Una persona

Ejemplo ilustrativo del método, no un proyecto con un cliente.

Retail y comercio electrónico

Pedidos, devoluciones y catálogos de proveedores se mueven rápido, y las personas detrás pasan el día copiando datos entre la tienda, los marketplaces y el ERP.

Dónde ayudan los agentes

  • Devoluciones y reembolsos

    Un agente lee la solicitud de devolución, la compara con la política y el historial del pedido y prepara el reembolso. Los casos fuera de la política pasan a una persona.

  • Datos de producto de proveedores

    Los catálogos de proveedores llegan en todos los formatos. Un agente los lleva a tus campos de producto, escribe las descripciones que faltan en cada idioma y señala los huecos antes de publicar un producto.

  • Clasificación de atención al cliente

    Los agentes clasifican los mensajes entrantes, buscan el pedido en tus sistemas y responden a las preguntas rutinarias, como dónde está un paquete. El resto llega a tu equipo con el pedido ya localizado.

  • Liquidaciones de marketplaces

    Código simple cruza cada liquidación de un marketplace con sus pedidos, comisiones y reembolsos. Un agente investiga las que no cuadran.

Cómo lo hace el agente

Devoluciones y reembolsos

  1. Leer el mensaje y las fotos del cliente Un agente
  2. Comprobar el plazo de devolución y crear la etiqueta Código simple
  3. Pedir al cliente que rellene un segundo formulario con los mismos datos Eliminar
  4. Aprobar un reembolso fuera de la política Una persona
Cómo lo hace el agente

Datos de producto de proveedores

  1. Asignar el catálogo del proveedor a tus campos de producto Un agente
  2. Escribir las descripciones que faltan en cada idioma Un agente
  3. Comprobar que todos los campos obligatorios están rellenos Código simple
  4. Aprobar el producto antes de publicarlo Una persona
Cómo lo hace el agente

Clasificación de atención al cliente

  1. Clasificar cada mensaje por tema y urgencia Un agente
  2. Buscar el pedido en todos tus sistemas Código simple
  3. Responder a las preguntas habituales, como dónde está un paquete Un agente
  4. Atender las quejas y las peticiones poco habituales Una persona
Cómo lo hace el agente

Liquidaciones de marketplaces

  1. Cuadrar cada liquidación con sus pedidos, comisiones y reembolsos Código simple
  2. Repetir el mismo cuadre a mano en una hoja de cálculo Eliminar
  3. Investigar las liquidaciones que no cuadran Un agente
  4. Decidir qué diferencias reclamar al marketplace Una persona

Ejemplo ilustrativo del método, no un proyecto con un cliente.

Servicios financieros y seguros

El trabajo regulado vive de documentos y comprobaciones: expedientes de alta, siniestros, cambios de póliza. Buena parte del esfuerzo se va en reunir pruebas y copiarlas de un sistema a otro.

Dónde ayudan los agentes

  • Alta de clientes y KYC

    Un agente reúne los documentos, comprueba que estén completos y sean coherentes, lanza el cribado con tus proveedores y prepara el expediente para el responsable de cumplimiento.

  • Apertura de siniestros

    Los agentes leen la primera comunicación del siniestro, recuperan la póliza, piden los documentos que faltan y preparan el caso para un tramitador, que decide.

  • Cambios de póliza y de cuenta

    Cambios de dirección, de beneficiarios y peticiones parecidas llegan por correo. Un agente completa las comprobaciones de identidad que exiges y actualiza el sistema central.

  • Pruebas para informes regulatorios

    Un agente reúne los extractos y las pruebas de cada informe, y una persona lo revisa antes de presentar nada.

Cómo lo hace el agente

Alta de clientes y KYC

  1. Reunir los documentos y comprobar que están completos Un agente
  2. Pasar el control a través de tus proveedores Código simple
  3. Imprimir el expediente para firmarlo en papel Eliminar
  4. Aprobar o rechazar al cliente Una persona
Cómo lo hace el agente

Apertura de siniestros

  1. Leer el email del siniestro y darlo de alta Un agente
  2. Comprobar que la póliza estaba en vigor en la fecha del siniestro Código simple
  3. Pedir al cliente los documentos que faltan Un agente
  4. Decidir si aceptar el siniestro y por qué importe Una persona
Cómo lo hace el agente

Cambios de póliza y de cuenta

  1. Leer la solicitud y averiguar qué hay que cambiar Un agente
  2. Hacer las comprobaciones de identidad que exiges Código simple
  3. Actualizar el sistema central Código simple
  4. Aprobar los cambios que afectan a un pago, como un nuevo beneficiario Una persona
Cómo lo hace el agente

Pruebas para informes regulatorios

  1. Sacar los extractos que necesita cada informe Código simple
  2. Reunir la documentación de soporte y señalar lo que falta Un agente
  3. Enviar el borrador por email para que todos lo revisen Eliminar
  4. Revisar y dar el visto bueno antes de presentar nada Una persona

Ejemplo ilustrativo del método, no un proyecto con un cliente.

Servicios profesionales

Asesorías, despachos de abogados y consultoras venden horas de expertos, pero muchas de esas horas se van en pedir documentos a los clientes, rellenar partes de horas y preparar facturas.

Dónde ayudan los agentes

  • Recogida de documentos de clientes

    Un agente pide a cada cliente lo que falta, revisa lo que llega, lo archiva en su sitio y persigue el resto. Tu equipo solo trabaja con expedientes completos.

  • Contabilidad de clientes

    En una asesoría, los agentes clasifican movimientos bancarios y facturas de compra, proponen los asientos y dejan los dudosos al contable.

  • Conflictos de interés y hojas de encargo

    Un agente busca conflictos en asuntos y contactos anteriores y redacta la hoja de encargo con tus plantillas. Un socio aprueba ambas cosas.

  • Registro de horas y facturación

    Un agente propone las entradas de horas a partir del calendario, el correo y los documentos, para que cada persona revise su semana en lugar de reconstruirla, y prepara la factura para su aprobación.

Cómo lo hace el agente

Recogida de documentos de clientes

  1. Recordar a cada cliente qué documentos faltan Código simple
  2. Revisar lo que llega y archivarlo en su sitio Un agente
  3. Llevar una lista por cliente en una hoja de cálculo aparte Eliminar
  4. Llamar a los clientes que aún no han enviado nada Una persona
Cómo lo hace el agente

Contabilidad de clientes

  1. Leer facturas y tiques en cualquier formato Un agente
  2. Clasificar cada uno y proponer el asiento Un agente
  3. Conciliar los asientos con el extracto bancario Código simple
  4. Revisar los asientos de los que el agente no estaba seguro Una persona
Cómo lo hace el agente

Conflictos de interés y hojas de encargo

  1. Buscar conflictos en asuntos y contactos anteriores Un agente
  2. Redactar la carta de encargo con tus plantillas Un agente
  3. Hacer circular la carta por email para recoger comentarios Eliminar
  4. Aprobar la comprobación de conflictos y la carta Una persona
Cómo lo hace el agente

Registro de horas y facturación

  1. Redactar los registros de horas a partir del calendario, el email y los documentos Un agente
  2. Reconstruir la semana de memoria el viernes Eliminar
  3. Preparar la factura con los registros aprobados Código simple
  4. Revisar la semana y aprobar la factura Una persona

Ejemplo ilustrativo del método, no un proyecto con un cliente.

Inmobiliario y gestión de propiedades

Los administradores de fincas e inmuebles coordinan inquilinos, propietarios, proveedores y facturas en muchos edificios, y casi todo su día es coordinación.

Dónde ayudan los agentes

  • Avisos de mantenimiento

    Un agente lee el mensaje y las fotos del inquilino, valora la urgencia y el gremio que hace falta, reserva un proveedor de tu lista aprobada y mantiene informado al inquilino.

  • Cobro de alquileres e impagos

    Código simple cruza los pagos con los contratos. Un agente hace el seguimiento de los impagos con el tono que marca tu política, y una persona decide los planes de pago.

  • Facturas de proveedores

    Cada factura se cruza con su orden de trabajo y el precio pactado, y se imputa al edificio y al propietario correctos.

  • Liquidaciones a propietarios

    Un agente prepara la liquidación mensual de cada propietario y el resumen de obras, para que el equipo las revise en lugar de construirlas.

Cómo lo hace el agente

Avisos de mantenimiento

  1. Leer el mensaje y las fotos del inquilino Un agente
  2. Valorar la urgencia y qué gremio hace falta Un agente
  3. Reservar un profesional de la lista aprobada y avisar al inquilino Código simple
  4. Aprobar las obras que superan el límite de gasto Una persona
Cómo lo hace el agente

Cobro de alquileres e impagos

  1. Cuadrar los cobros con los contratos Código simple
  2. Reclamar los impagos con el tono que marca tu política Un agente
  3. Enviar el mismo recordatorio por correo postal y por email Eliminar
  4. Acordar un plan de pagos con el inquilino Una persona
Cómo lo hace el agente

Facturas de proveedores

  1. Leer la factura y encontrar su orden de trabajo Un agente
  2. Comprobarla con el precio acordado Código simple
  3. Imputarla al edificio y al propietario correctos Código simple
  4. Aprobar las facturas que superan el precio acordado Una persona
Cómo lo hace el agente

Liquidaciones a propietarios

  1. Sacar las rentas, los gastos y las obras de cada inmueble Código simple
  2. Redactar el resumen de obras del mes Un agente
  3. Escribir al propietario por separado por cada pequeña reparación Eliminar
  4. Revisar la liquidación antes de enviarla Una persona

Ejemplo ilustrativo del método, no un proyecto con un cliente.

Hostelería y turismo

Hoteles, turoperadores y agencias de viajes gestionan reservas, cambios y facturas de proveedores en picos de temporada, y el back office tiene que seguir el ritmo.

Dónde ayudan los agentes

  • Solicitudes de grupos y eventos

    Un agente lee la solicitud, comprueba disponibilidad y tarifas y redacta la propuesta para que el equipo comercial la envíe.

  • Cambios y cancelaciones de reservas

    Los agentes aplican tus condiciones a cada cambio, actualizan la reserva en el channel manager y en el PMS y pasan las excepciones a una persona.

  • Conciliación de proveedores y comisiones

    Código simple cruza las facturas de proveedores y las comisiones de los canales de reserva con las reservas. Un agente investiga las diferencias.

  • Reseñas y quejas

    Un agente clasifica reseñas y quejas por tema y establecimiento, redacta las respuestas y envía los problemas recurrentes al responsable que puede resolverlos.

Cómo lo hace el agente

Solicitudes de grupos y eventos

  1. Leer la solicitud y sacar las fechas, habitaciones y necesidades Un agente
  2. Comprobar la disponibilidad y las reglas de tarifas Código simple
  3. Redactar la propuesta con tus plantillas Un agente
  4. Fijar el precio de un grupo grande en temporada alta Una persona
Cómo lo hace el agente

Cambios y cancelaciones de reservas

  1. Leer la solicitud y aplicar tus condiciones Un agente
  2. Actualizar el channel manager y el PMS Código simple
  3. Copiar el cambio en una hoja de cálculo compartida Eliminar
  4. Decidir las excepciones, como un reembolso fuera de condiciones Una persona
Cómo lo hace el agente

Conciliación de proveedores y comisiones

  1. Cuadrar facturas y comisiones con las reservas Código simple
  2. Investigar las diferencias Un agente
  3. Puntear cada línea a mano sobre una copia impresa Eliminar
  4. Decidir qué diferencias reclamar Una persona
Cómo lo hace el agente

Reseñas y quejas

  1. Clasificar reseñas y quejas por tema y establecimiento Un agente
  2. Redactar las respuestas Un agente
  3. Enviar los problemas que se repiten al responsable que puede resolverlos Código simple
  4. Responder en persona a las quejas graves Una persona

Ejemplo ilustrativo del método, no un proyecto con un cliente.

Sanidad privada

Clínicas y consultas pierden horas de su personal en el papeleo de las aseguradoras, los volantes y la facturación. Los agentes trabajan solo en esa parte administrativa, nunca en decisiones clínicas.

Dónde ayudan los agentes

  • Autorizaciones de aseguradoras

    Un agente prepara la solicitud de autorización con los documentos que pide la aseguradora, la envía y hace el seguimiento. Una persona gestiona las denegaciones.

  • Volantes y peticiones de cita

    Los agentes leen volantes y peticiones, comprueban qué necesita cada una y proponen un hueco, para que recepción confirme en lugar de teclear.

  • Facturación a aseguradoras

    Código simple genera las facturas a partir de las citas. Cuando una aseguradora rechaza una, un agente averigua por qué y prepara la corrección.

  • Mensajes administrativos de pacientes

    Los agentes responden a las preguntas rutinarias sobre citas, documentos y facturas, y pasan cualquier cuestión clínica directamente a tu equipo.

Cómo lo hace el agente

Autorizaciones de aseguradoras

  1. Preparar la solicitud con los documentos que pide la aseguradora Un agente
  2. Enviarla y seguir la respuesta Código simple
  3. Imprimir la solicitud para el expediente en papel del paciente Eliminar
  4. Gestionar las denegaciones con el paciente y la aseguradora Una persona
Cómo lo hace el agente

Volantes y peticiones de cita

  1. Leer el volante y averiguar qué necesita Un agente
  2. Proponer una cita que encaje con el especialista y las pruebas Código simple
  3. Volver a teclear el volante en el sistema de citas Eliminar
  4. Confirmar la cita con el paciente Una persona
Cómo lo hace el agente

Facturación a aseguradoras

  1. Generar las facturas a partir de las citas Código simple
  2. Leer un rechazo y averiguar el motivo Un agente
  3. Preparar la factura corregida Un agente
  4. Decidir si recurrir o darla por perdida Una persona
Cómo lo hace el agente

Mensajes administrativos de pacientes

  1. Clasificar los mensajes por tema y detectar lo clínico Un agente
  2. Buscar citas y facturas en tus sistemas Código simple
  3. Responder a las preguntas habituales sobre citas, documentos y facturas Un agente
  4. Responder a todo lo clínico Una persona

Ejemplo ilustrativo del método, no un proyecto con un cliente.

Trae un proceso de tu propia empresa.

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