Levaia
Prenota una call
Casi d'usoBlogContatti Prenota una call
Casi d'uso

Lo stesso lavoro ripetitivo si ritrova in ogni settore. Ecco dove se ne fanno carico gli agenti.

Ogni settore ha i suoi sistemi, le sue regole e le sue carte, ma il lavoro che si accumula si somiglia: documenti ribattuti a mano, persone che si rincorrono per avere risposte, pratiche ferme in coda. Qui sotto trovi i processi che guardiamo per primi in ogni settore e, per ciascuno, come lo gestisce un agente, ordinato con il nostro metodo.

Lavoriamo per aziende in Spagna, Italia, Regno Unito e Stati Uniti, in italiano, inglese e spagnolo.

Ogni passaggio finisce in una di queste quattro categorie, valutate in quest'ordine:

  1. Eliminare
  2. Codice semplice
  3. Un agente
  4. Una persona

Manifattura

La produzione gira sull'ERP, ma ordini dei clienti, conferme dei fornitori e registrazioni di qualità arrivano ancora come email, PDF e fogli di calcolo che qualcuno deve ribattere.

Dove aiutano gli agenti

  • Inserimento degli ordini clienti

    Un agente legge gli ordini che arrivano via email, controlla prezzi e tempi di consegna nell'ERP e crea l'ordine di vendita. Quelli che non tornano passano a una persona con la differenza evidenziata.

  • Conferme e ritardi dei fornitori

    Gli agenti leggono ogni conferma d'ordine, confrontano date e quantità con quanto ordinato e segnalano quelle che mettono a rischio il piano di produzione.

  • Qualità e non conformità

    Un agente trasforma le note di collaudo e i reclami dei clienti in rapporti di non conformità strutturati, allega le prove e li invia al responsabile qualità.

  • Fatture dei fornitori

    Le fatture che arrivano su carta, in PDF o tramite lo SDI vengono abbinate all'ordine e al documento di entrata merci. Solo le eccezioni arrivano alla contabilità fornitori.

Come lo fa l'agente

Inserimento degli ordini clienti

  1. Leggere l'ordine in PDF ed estrarre articoli, quantità e date Un agente
  2. Controllare prezzi, giacenze e tempi di consegna nell'ERP Codice semplice
  3. Chiedere a un collega di ricontrollare l'ordine a occhio Eliminare
  4. Accettare una data di consegna che lo stabilimento rispetta solo con gli straordinari Una persona
Come lo fa l'agente

Conferme e ritardi dei fornitori

  1. Leggere ogni conferma e confrontarla con l'ordine di acquisto Un agente
  2. Aggiornare le date previste nell'ERP Codice semplice
  3. Tenere un foglio di calcolo a parte con i fornitori in ritardo Eliminare
  4. Decidere se spostare la produzione o cercare un altro fornitore Una persona
Come lo fa l'agente

Qualità e non conformità

  1. Trasformare le note di ispezione e i reclami in un rapporto strutturato Un agente
  2. Recuperare dai tuoi sistemi i dati del lotto e dei collaudi Codice semplice
  3. Ribattere a mano il rapporto nel sistema qualità Eliminare
  4. Stabilire la causa principale e l'azione correttiva Una persona
Come lo fa l'agente

Fatture dei fornitori

  1. Leggere la fattura, che arrivi su carta, in PDF o tramite SDI Un agente
  2. Abbinarla all'ordine e al documento di entrata merci Codice semplice
  3. Stampare la fattura per raccogliere le firme di approvazione Eliminare
  4. Approvare le fatture che non quadrano Una persona

Esempio illustrativo del metodo, non un progetto per un cliente.

Distribuzione e logistica

I margini sono stretti e i volumi alti, quindi ogni anomalia di spedizione, fattura di trasporto o richiesta di un cliente gestita a mano si mangia la giornata.

Dove aiutano gli agenti

  • Anomalie di spedizione

    Gli agenti seguono gli aggiornamenti dei vettori, individuano le spedizioni che arriveranno in ritardo, propongono come recuperarle e avvisano il servizio clienti prima che chiami il cliente.

  • Controllo delle fatture di trasporto

    Il codice semplice confronta ogni fattura del vettore con le tariffe concordate. Quando un addebito non torna, un agente capisce il perché e prepara la contestazione.

  • Reclami sulle consegne

    Per un collo danneggiato o smarrito, un agente raccoglie la bolla di consegna, le foto e i messaggi del vettore e prepara il reclamo.

  • Documenti doganali

    Per le spedizioni internazionali, come quelle tra Regno Unito e UE, un agente prepara la fattura commerciale e propone i codici doganali. Una persona dà l'approvazione.

Come lo fa l'agente

Anomalie di spedizione

  1. Recuperare lo stato della spedizione da ogni corriere Codice semplice
  2. Leggere il messaggio del corriere e capire la causa Un agente
  3. Scrivere la bozza del messaggio al cliente con la nuova data Un agente
  4. Approvare il costo di una spedizione espressa Una persona
Come lo fa l'agente

Controllo delle fatture di trasporto

  1. Controllare ogni addebito sulle tariffe concordate Codice semplice
  2. Capire perché un addebito non torna Un agente
  3. Preparare la contestazione con le prove allegate Un agente
  4. Decidere quali contestazioni vale la pena aprire Una persona
Come lo fa l'agente

Reclami sulle consegne

  1. Raccogliere la bolla, le foto e i messaggi del corriere Un agente
  2. Copiare gli stessi dati in un foglio di calcolo dei reclami Eliminare
  3. Preparare il reclamo e inviarlo al corriere Un agente
  4. Accettare o rifiutare l'offerta del corriere Una persona
Come lo fa l'agente

Documenti doganali

  1. Recuperare dall'ERP le righe dell'ordine e i pesi Codice semplice
  2. Preparare la fattura commerciale e proporre i codici doganali Un agente
  3. Far girare la bozza per email per raccogliere commenti Eliminare
  4. Firmare la dichiarazione Una persona

Esempio illustrativo del metodo, non un progetto per un cliente.

Retail ed e-commerce

Ordini, resi e cataloghi dei fornitori si muovono in fretta, e le persone dietro passano la giornata a copiare dati tra il negozio, i marketplace e l'ERP.

Dove aiutano gli agenti

  • Resi e rimborsi

    Un agente legge la richiesta di reso, la confronta con la policy e lo storico dell'ordine e prepara il rimborso. I casi fuori policy passano a una persona.

  • Dati prodotto dai fornitori

    I cataloghi dei fornitori arrivano in ogni formato. Un agente li porta nei tuoi campi prodotto, scrive le descrizioni mancanti in ogni lingua e segnala i buchi prima che un prodotto vada online.

  • Smistamento del servizio clienti

    Gli agenti smistano i messaggi in arrivo, cercano l'ordine nei tuoi sistemi e rispondono alle domande di routine, come dov'è un pacco. Il resto arriva al tuo team con l'ordine già trovato.

  • Pagamenti dei marketplace

    Il codice semplice abbina ogni pagamento di un marketplace ai suoi ordini, commissioni e rimborsi. Un agente indaga sui pagamenti che non tornano.

Come lo fa l'agente

Resi e rimborsi

  1. Leggere il messaggio e le foto del cliente Un agente
  2. Controllare i termini per il reso e creare l'etichetta Codice semplice
  3. Chiedere al cliente di compilare un secondo modulo con gli stessi dati Eliminare
  4. Approvare un rimborso fuori dalle regole Una persona
Come lo fa l'agente

Dati prodotto dai fornitori

  1. Mappare il catalogo del fornitore sui tuoi campi prodotto Un agente
  2. Scrivere le descrizioni mancanti in ogni lingua Un agente
  3. Controllare che tutti i campi obbligatori siano compilati Codice semplice
  4. Approvare il prodotto prima che vada online Una persona
Come lo fa l'agente

Smistamento del servizio clienti

  1. Smistare ogni messaggio per argomento e urgenza Un agente
  2. Cercare l'ordine in tutti i tuoi sistemi Codice semplice
  3. Rispondere alle domande di routine, come dove si trova un pacco Un agente
  4. Gestire i reclami e le richieste insolite Una persona
Come lo fa l'agente

Pagamenti dei marketplace

  1. Abbinare ogni accredito ai suoi ordini, commissioni e rimborsi Codice semplice
  2. Rifare a mano lo stesso abbinamento in un foglio di calcolo Eliminare
  3. Indagare sugli accrediti che non tornano Un agente
  4. Decidere quali differenze reclamare al marketplace Una persona

Esempio illustrativo del metodo, non un progetto per un cliente.

Servizi finanziari e assicurazioni

Il lavoro regolamentato vive di documenti e controlli: pratiche di apertura, sinistri, variazioni di polizza. Gran parte dello sforzo va nel raccogliere prove e copiarle da un sistema all'altro.

Dove aiutano gli agenti

  • Apertura clienti e KYC

    Un agente raccoglie i documenti, controlla che siano completi e coerenti, avvia lo screening con i tuoi fornitori e prepara la pratica per il responsabile compliance.

  • Apertura dei sinistri

    Gli agenti leggono la prima denuncia del sinistro, recuperano la polizza, chiedono i documenti mancanti e preparano la pratica per un liquidatore, che decide.

  • Variazioni di polizza e di conto

    Cambi di indirizzo, di beneficiari e richieste simili arrivano via email. Un agente completa i controlli di identità che richiedi e aggiorna il sistema centrale.

  • Prove per le segnalazioni di vigilanza

    Un agente raccoglie le estrazioni e le prove a supporto di ogni segnalazione, e una persona le rivede prima di qualsiasi invio.

Come lo fa l'agente

Apertura clienti e KYC

  1. Raccogliere i documenti e controllare che siano completi Un agente
  2. Eseguire i controlli tramite i tuoi fornitori Codice semplice
  3. Stampare la pratica per firmarla su carta Eliminare
  4. Approvare o respingere il cliente Una persona
Come lo fa l'agente

Apertura dei sinistri

  1. Leggere l'email del sinistro e registrarlo Un agente
  2. Controllare che la polizza fosse attiva alla data del sinistro Codice semplice
  3. Chiedere al cliente i documenti mancanti Un agente
  4. Decidere se accettare il sinistro, e per quale importo Una persona
Come lo fa l'agente

Variazioni di polizza e di conto

  1. Leggere la richiesta e capire cosa va cambiato Un agente
  2. Eseguire i controlli d'identità che richiedi Codice semplice
  3. Aggiornare il sistema centrale Codice semplice
  4. Approvare le modifiche che toccano un pagamento, come un nuovo beneficiario Una persona
Come lo fa l'agente

Prove per le segnalazioni di vigilanza

  1. Estrarre i dati che servono a ogni segnalazione Codice semplice
  2. Raccogliere la documentazione a supporto e segnalare cosa manca Un agente
  3. Far girare la bozza per email perché tutti la controllino Eliminare
  4. Rivedere e approvare prima di inviare qualsiasi cosa Una persona

Esempio illustrativo del metodo, non un progetto per un cliente.

Servizi professionali

Studi commercialisti, studi legali e società di consulenza vendono ore di esperti, ma molte di quelle ore se ne vanno a chiedere documenti ai clienti, compilare i timesheet e preparare le fatture.

Dove aiutano gli agenti

  • Raccolta dei documenti dai clienti

    Un agente chiede a ogni cliente ciò che manca, controlla quello che arriva, lo archivia al posto giusto e sollecita il resto. Il tuo team lavora solo su pratiche complete.

  • Contabilità dei clienti

    In uno studio commercialista, gli agenti classificano movimenti bancari e fatture passive, propongono le registrazioni e lasciano quelle dubbie al contabile.

  • Verifica dei conflitti e lettere d'incarico

    Un agente cerca conflitti tra pratiche e contatti precedenti e prepara la lettera d'incarico dai tuoi modelli. Un socio approva entrambe.

  • Registrazione delle ore e fatturazione

    Un agente propone le registrazioni delle ore da calendario, email e documenti, così ognuno rivede la propria settimana invece di ricostruirla, e prepara la fattura da approvare.

Come lo fa l'agente

Raccolta dei documenti dai clienti

  1. Ricordare a ogni cliente quali documenti mancano Codice semplice
  2. Controllare cosa arriva e archiviarlo al posto giusto Un agente
  3. Tenere una checklist per cliente in un foglio di calcolo a parte Eliminare
  4. Telefonare ai clienti che non hanno ancora mandato nulla Una persona
Come lo fa l'agente

Contabilità dei clienti

  1. Leggere fatture e scontrini in qualsiasi formato Un agente
  2. Classificare ognuno e proporre la registrazione Un agente
  3. Riconciliare le registrazioni con l'estratto conto Codice semplice
  4. Rivedere le registrazioni su cui l'agente non era sicuro Una persona
Come lo fa l'agente

Verifica dei conflitti e lettere d'incarico

  1. Cercare conflitti nelle pratiche e nei contatti passati Un agente
  2. Preparare la lettera d'incarico dai tuoi modelli Un agente
  3. Far girare la lettera per email per raccogliere commenti Eliminare
  4. Approvare il controllo dei conflitti e la lettera Una persona
Come lo fa l'agente

Registrazione delle ore e fatturazione

  1. Preparare le registrazioni delle ore da calendari, email e documenti Un agente
  2. Ricostruire la settimana a memoria il venerdì Eliminare
  3. Preparare la fattura dalle registrazioni approvate Codice semplice
  4. Rivedere la settimana e approvare la fattura Una persona

Esempio illustrativo del metodo, non un progetto per un cliente.

Immobiliare e gestione di proprietà

Amministratori e property manager coordinano inquilini, proprietari, fornitori e fatture su molti edifici, e quasi tutta la loro giornata è coordinamento.

Dove aiutano gli agenti

  • Richieste di manutenzione

    Un agente legge il messaggio e le foto dell'inquilino, valuta l'urgenza e il tipo di intervento, prenota un fornitore dal tuo elenco approvato e tiene informato l'inquilino.

  • Incasso affitti e morosità

    Il codice semplice abbina i pagamenti ai contratti. Un agente sollecita i pagamenti mancati con il tono previsto dalla tua policy, e una persona decide i piani di rientro.

  • Fatture dei fornitori

    Ogni fattura viene abbinata al suo ordine di lavoro e al prezzo concordato, e imputata all'edificio e al proprietario giusti.

  • Rendiconti ai proprietari

    Un agente prepara il rendiconto mensile di ogni proprietario e il riepilogo degli interventi, così il team li rivede invece di costruirli.

Come lo fa l'agente

Richieste di manutenzione

  1. Leggere il messaggio e le foto dell'inquilino Un agente
  2. Capire quanto è urgente e quale tecnico serve Un agente
  3. Prenotare un tecnico dall'elenco approvato e aggiornare l'inquilino Codice semplice
  4. Approvare i lavori sopra il limite di spesa Una persona
Come lo fa l'agente

Incasso affitti e morosità

  1. Abbinare i pagamenti ai contratti Codice semplice
  2. Sollecitare i pagamenti mancati con il tono che la tua policy prevede Un agente
  3. Mandare lo stesso sollecito per posta e per email Eliminare
  4. Concordare un piano di rientro con l'inquilino Una persona
Come lo fa l'agente

Fatture dei fornitori

  1. Leggere la fattura e trovare il suo ordine di lavoro Un agente
  2. Controllarla sul prezzo concordato Codice semplice
  3. Addebitarla all'edificio e al proprietario giusti Codice semplice
  4. Approvare le fatture sopra il prezzo concordato Una persona
Come lo fa l'agente

Rendiconti ai proprietari

  1. Recuperare affitti, spese e lavori di ogni immobile Codice semplice
  2. Scrivere il riepilogo dei lavori del mese Un agente
  3. Scrivere al proprietario a parte per ogni piccola riparazione Eliminare
  4. Rivedere il rendiconto prima che parta Una persona

Esempio illustrativo del metodo, non un progetto per un cliente.

Ospitalità e turismo

Hotel, tour operator e agenzie di viaggio gestiscono prenotazioni, modifiche e fatture dei fornitori nei picchi di stagione, e il back office deve tenere il passo.

Dove aiutano gli agenti

  • Richieste di gruppi ed eventi

    Un agente legge la richiesta, controlla disponibilità e tariffe e prepara la proposta che il team commerciale invierà.

  • Modifiche e cancellazioni

    Gli agenti applicano le tue condizioni a ogni modifica, aggiornano la prenotazione nel channel manager e nel PMS e passano le eccezioni a una persona.

  • Riconciliazione di fornitori e commissioni

    Il codice semplice abbina le fatture dei fornitori e le commissioni dei canali di prenotazione alle prenotazioni. Un agente indaga sulle differenze.

  • Recensioni e reclami

    Un agente classifica recensioni e reclami per tema e struttura, prepara le risposte e porta i problemi ricorrenti al responsabile che può risolverli.

Come lo fa l'agente

Richieste di gruppi ed eventi

  1. Leggere la richiesta ed estrarre date, camere ed esigenze Un agente
  2. Controllare la disponibilità e le regole tariffarie Codice semplice
  3. Preparare la proposta dai tuoi modelli Un agente
  4. Fissare il prezzo per un gruppo numeroso in alta stagione Una persona
Come lo fa l'agente

Modifiche e cancellazioni

  1. Leggere la richiesta e applicare le tue condizioni Un agente
  2. Aggiornare il channel manager e il gestionale dell'hotel Codice semplice
  3. Copiare la modifica in un foglio di calcolo condiviso Eliminare
  4. Decidere le eccezioni, come un rimborso fuori dalle condizioni Una persona
Come lo fa l'agente

Riconciliazione di fornitori e commissioni

  1. Abbinare fatture e commissioni alle prenotazioni Codice semplice
  2. Indagare sulle differenze Un agente
  3. Spuntare ogni riga a mano su una stampa Eliminare
  4. Decidere quali differenze contestare Una persona
Come lo fa l'agente

Recensioni e reclami

  1. Smistare recensioni e reclami per argomento e struttura Un agente
  2. Preparare le risposte Un agente
  3. Mandare i problemi ricorrenti al responsabile che può risolverli Codice semplice
  4. Rispondere di persona ai reclami gravi Una persona

Esempio illustrativo del metodo, non un progetto per un cliente.

Sanità privata

Cliniche e studi medici perdono ore del personale tra pratiche con le assicurazioni, impegnative e fatturazione. Gli agenti lavorano solo su questa parte amministrativa, mai sulle decisioni cliniche.

Dove aiutano gli agenti

  • Autorizzazioni delle assicurazioni

    Un agente prepara la richiesta di autorizzazione con i documenti che chiede l'assicurazione, la invia e ne segue l'esito. Una persona gestisce i dinieghi.

  • Impegnative e richieste di appuntamento

    Gli agenti leggono impegnative e richieste, controllano cosa serve a ciascuna e propongono uno slot, così l'accettazione conferma invece di digitare.

  • Fatturazione alle assicurazioni

    Il codice semplice genera le richieste di rimborso dagli appuntamenti. Quando un'assicurazione ne respinge una, un agente capisce il perché e prepara la correzione.

  • Messaggi amministrativi dei pazienti

    Gli agenti rispondono alle domande di routine su appuntamenti, documenti e fatture, e passano qualsiasi questione clinica direttamente al tuo team.

Come lo fa l'agente

Autorizzazioni delle assicurazioni

  1. Preparare la richiesta con i documenti che l'assicurazione chiede Un agente
  2. Inviarla e seguire la risposta Codice semplice
  3. Stampare la richiesta per la cartella cartacea del paziente Eliminare
  4. Gestire i rifiuti con il paziente e l'assicurazione Una persona
Come lo fa l'agente

Impegnative e richieste di appuntamento

  1. Leggere l'impegnativa e capire cosa serve Un agente
  2. Proporre un orario adatto allo specialista e agli esami Codice semplice
  3. Ribattere l'impegnativa nel sistema di prenotazione Eliminare
  4. Confermare l'appuntamento con il paziente Una persona
Come lo fa l'agente

Fatturazione alle assicurazioni

  1. Generare le richieste di rimborso dagli appuntamenti Codice semplice
  2. Leggere un rifiuto e capirne il motivo Un agente
  3. Preparare la richiesta corretta Un agente
  4. Decidere se fare ricorso o rinunciare Una persona
Come lo fa l'agente

Messaggi amministrativi dei pazienti

  1. Smistare i messaggi per argomento e individuare quelli clinici Un agente
  2. Cercare appuntamenti e fatture nei tuoi sistemi Codice semplice
  3. Rispondere alle domande di routine su appuntamenti, documenti e fatture Un agente
  4. Rispondere a tutto ciò che è clinico Una persona

Esempio illustrativo del metodo, non un progetto per un cliente.

Porta un processo della tua azienda.

Il tuo settore non è in questa pagina? Il metodo è lo stesso. Nella call conoscitiva mappiamo uno dei tuoi processi e ti mostriamo quali passaggi eliminare, quali può prendere un agente e quali restano al tuo team.

Prenota una call conoscitiva